Conseils culturels pour faire des affaires au Japon

Pour aider les voyageurs d'affaires à éviter les problèmes culturels lors de leurs voyages au Japon, j'ai interviewé l'expert culturel Gayle Cotton. Mme Cotton est l’auteur du best-seller intitulé Say Anything to Anyone, Anywhere: 5 clés pour une communication interculturelle réussie. Mme Cotton est également une conférencière distinguée et une autorité internationalement reconnue en matière de communication interculturelle. Elle est présidente de Circles Of Excellence Inc. Mme Cotton a participé à de nombreuses émissions de télévision. Mme Cotton était heureuse de partager des conseils avec les lecteurs d’About.com pour aider les voyageurs d’affaires à éviter les problèmes culturels potentiels lors de leurs voyages.

Quels conseils avez-vous pour les voyageurs d'affaires se rendant au Japon?

• Dans la culture d'entreprise japonaise, la ponctualité est absolument nécessaire car les Japonais estiment qu'il est impoli d'être en retard.
• Les cartes de visite («meishi») jouent un rôle important dans les affaires au Japon et sont essentielles pour établir les références. Il est préférable d’avoir une face de votre carte imprimée en anglais et l’inverse en japonais.
• Il est de tradition de présenter votre carte avec la face japonaise tournée vers le haut, tenue à deux mains entre les pouces et les index. Cela peut être accompagné d'un léger salut, qui est généralement inférieur en fonction de l'âge et de la hiérarchie de la personne qui reçoit la carte. Cependant, ne soyez pas surpris si votre homologue japonais vous accueille avec un échange de cartes de visite occidentalisé!

• Les Japonais se serreront généralement la main avec les Occidentaux pour les mettre à l'aise. En retour, il est utile que les Occidentaux s'inclinent légèrement pour démontrer qu'ils prennent également l'initiative d'apprendre certaines coutumes japonaises. Ce geste simple peut aider beaucoup un homme d’affaires à établir un rapport avec un client japonais potentiel.
• Lorsque vous recevez une carte de visite, examinez-la attentivement et faites une remarque intéressante sur le titre ou la profession de la personne. Ensuite, placez-le sur une table à proximité lors d'une réunion ou dans votre étui à cartes si vous ne vous rencontrez pas à ce moment-là. Le fourrer dans une poche est considéré comme irrespectueux. Écrire sur une carte de visite est également inapproprié.

• L'arc est une partie importante du protocole commercial japonais. Les arcs sont utilisés pour exprimer votre appréciation, faire des excuses et des demandes, ainsi que pour les salutations et les adieux. Les arcs transmettent à la fois le respect et l'humilité.
• La profondeur de l'arc dépend du rang et du statut du destinataire. Lorsque vous vous inclinez devant une personne qui a un statut plus élevé que vous, inclinez-vous un peu plus bas que cette personne pour faire preuve de déférence. Faites de même si vous n'êtes pas certain du statut de la personne à laquelle vous faites face. Avec une personne de votre statut équivalent, inclinez-vous à la même hauteur.

• On peut vous poser des questions personnelles concernant votre salaire, votre éducation et votre vie familiale. Si vous ne voulez pas répondre, restez poli et accompagnez la question avec grâce.
• Soyez prudent lorsque vous posez certaines questions au japonais. Si la réponse est "peut-être", "éventuellement" ou "je le considère", la réponse est très probablement "non". Les Japonais préfèrent éviter de dire «non» directement.
• Les significations peuvent être lues dans les moindres gestes. Par conséquent, évitez d'afficher des expressions faciales inhabituelles et de faire des mouvements d'une manière dramatique ou expansive.

• L'Américain "O.K." signe (pouce et index façonnés en "O") signifie réellement "argent" au Japon.
• Au lieu de pointer, ce qui est considéré comme grossier, utilisez toute votre main ouverte pour pointer.
• Se moucher en public est considéré comme impoli. Si nécessaire, utilisez un mouchoir jetable et jetez-le immédiatement. Les Japonais trouvent l'idée de garder un mouchoir ou un mouchoir usagé dans une poche dégoûtante.
• Le rire peut indiquer de l'embarras ou de la détresse plutôt que de l'amusement. Le sourire peut également être utilisé pour se maîtriser, notamment en masquant le mécontentement.

• Par exemple, les Japonais s'excuseront de ne pas être suffisamment ponctuels, d'avoir un rhume, de vous emmener dans un restaurant décevant, etc. Les visiteurs sont encouragés à incorporer des excuses similaires dans leur conversation.
• "Sauver le visage" est un concept très important à comprendre. Quand une personne perd son calme ou cause une gêne, même involontairement («perdre la face»), cela peut être désastreux pour les relations commerciales.

Qu'est-ce qui est important à savoir sur le processus de prise de décision?

• Le processus de prise de décision prend généralement plus de temps que dans de nombreux autres pays, car les Japonais doivent apprendre à vous connaître et à vous faire confiance avant de collaborer avec vous.
• Maintenir des relations "correctes" entre les personnes et maintenir l'harmonie au sein des groupes et des équipes est considéré comme très important.
• Soyez particulièrement respectueux envers vos homologues japonais plus âgés - l'âge est égal au rang dans la culture d'entreprise japonaise. Lorsque vous commencez à parler, il est poli d'orienter vos premières remarques vers le membre le plus âgé, puis vers les personnes appropriées.

Des conseils pour les femmes?

• Les femmes d'affaires non japonaises sont traitées très poliment dans les affaires. Il est entendu que les femmes occidentales occupent des postes de haut niveau dans les affaires; Cependant, les femmes doivent encore établir leur crédibilité et leur position d'autorité.
• Les femmes d'affaires peuvent inviter un homme d'affaires japonais à déjeuner ou à dîner. permet toutefois à votre collègue japonais de choisir le restaurant.

Des conseils sur les gestes?

• Si vous devez pointer, utilisez l'index. Le fait de montrer du doigt d'autres personnes est souvent considéré comme impoli.

Quelles sont les bonnes suggestions pour les sujets de conversation?

• S'informer sur la famille d'une personne (un bon sujet de conversation)
• Louant l'hospitalité que vous recevez
• Histoire japonaise et réalisations artistiques
• Commentaires positifs sur l'économie japonaise
• Sports, tels que le golf et le saut à ski

Quels sont les sujets de conversation à éviter?

• La Seconde Guerre mondiale
• Blagues - à moins qu'elles soient très faciles à comprendre, auto-dépréciées et conçues dans un contexte social plutôt que commercial
• Critiquer sous quelque forme que ce soit pouvant entraîner une «perte de visage»
• Ridicule des rituels et protocoles sociaux et commerciaux
• Commentaires négatifs sur les équipes sportives locales