Conseils pour optimiser vos déductions fiscales pour voyages d'affaires

Besoin de savoir quelles dépenses de voyages d'affaires les voyageurs peuvent légitimement être déduits sur une déclaration de revenus Malheureusement, la réponse n'est pas toujours simple. Les déductions fiscales liées aux voyages peuvent être difficiles à déterminer. Cela dépend vraiment des circonstances individuelles du voyageur d'affaires.

Les politiques de voyage de l'entreprise, les localités de voyage, les règlements et procédures de voyage de l'IRS, les voyages avec nuitées, les voyages à l'étranger, les voyages à l'étranger et à domicile et l'adéquation de la tenue des registres sont tous des facteurs à prendre en compte revenir.

Pourquoi les déductions fiscales pour les voyages ne sont-elles pas si simples?

L'IRS continue à examiner de près les déductions sur les voyages d'affaires. Conjointement avec le Congrès, l’IRS a généré un ensemble complexe de lois, règles, règlements, procédures et politiques sur les voyages d’affaires visant à réduire certains des abus perçus. Cependant, cela a ajouté une complexité considérable au processus.

Malheureusement, avec la complexité supplémentaire, le pendule a maintenant basculé dans l'autre sens. De nos jours, les voyageurs d'affaires, qu'ils soient remboursés ou non, peuvent facilement et à tort supposer qu'ils n'ont pas droit à des déductions de frais de déplacement, alors qu'ils le sont peut-être. En outre, les voyageurs d’affaires ont tendance à se fier aux définitions des dépenses de voyage de leur entreprise qui peuvent ou non être influencées par les propres politiques de voyage de leur entreprise. Pourtant, l'IRS définit les dépenses de voyages d'affaires plus largement que le sens commun et de nombreuses politiques d'entreprise.

Cependant, pour réclamer tous les frais de déplacement professionnel d’un voyageur d’affaires, il faut passer par un labyrinthe de prescriptions en matière de tenue de dossiers lorsque, dans certains cas, les reçus peuvent ne pas être requis et, dans d’autres cas, les reçus peuvent ne pas être reçus. assez! L'IRS n'a pas simplement freiné les abus perçus dans les voyages d'affaires dans la région, mais il a rendu difficile, voire impossible, pour le voyageur d'affaires moyen, de réclamer en toute confiance toutes ses déductions de voyage légitimes.

Suivi des frais de déplacement

Comme tout voyageur d'affaires le sait. les dépenses sur la route peuvent s’ajouter. C'est pourquoi un certain nombre de services de suivi des dépenses en ligne sont désormais disponibles pour les voyageurs d'affaires. Bon nombre de ces services sont utilisés pour mettre en œuvre des plans de remboursement des frais de voyage, générer des rapports de facturation des clients ou simplement pour suivre les frais de déplacement de base. La plupart d’entre eux proposent des applications permettant de capturer les reçus avec votre téléphone.

Bien que ces services remplissent bien leurs fonctions, ils ne sont pas conçus pour suivre et déclarer les montants réellement déductibles par le voyageur d’affaires dans sa déclaration de revenus. Cependant, ces services peuvent être un bon point de départ pour 1) générer des frais de déplacement réellement déductibles dans sa propre déclaration de revenus et 2) satisfaire un labyrinthe de règles de l'IRS et du tribunal fiscal établissant le «fardeau de la preuve» requis pour les réclamer. déductions. La plupart des rapports de fin d'année de ces services devront être modifiés ou modifiés afin de pouvoir réclamer toutes vos déductions fiscales et satisfaire aux exigences de l'IRS en même temps.

Parce que tout est plus cher sur la route, il est nécessaire de suivre chaque centime dépensé en voyage d'affaires, même pour des dépenses «personnelles» et même lorsque des reçus ont été perdus, égarés ou indisponibles, par exemple avec conseils. Après tout, au moment de la déclaration de revenus, même ces dépenses peuvent être déductibles.

Conseils fiscaux pour les voyageurs d'affaires pour maximiser les déductions

Gardez ces conseils fiscaux à l'esprit lorsque vous suivez les frais de déplacement de votre entreprise:

• Gardez toujours vos reçus! Il peut être impossible de conserver chaque reçu ou même d’obtenir un reçu pour chaque dépense. L'IRS le sait et a mis en place des politiques pour aider les contribuables. Cependant, même si certains peuvent vous dire que les reçus ne sont pas requis pour les dépenses de moins de 75 $, ne vous y trompez pas. Dans ces cas, un journal peut être requis. La meilleure politique est de garder chaque reçu possible.
• Gardez toujours un registre des dépenses remboursées. Les politiques de remboursement des entreprises sont classées selon diverses directives IRS et les montants réels déclarés à l'IRS. Même si vous êtes remboursé, vous pouvez toujours bénéficier de déductions fiscales.

• Connectez-vous dans les endroits où vous voyagez. Vous pourriez avoir le droit de déduire des montants "standard" pour des articles tels que les repas et les frais accessoires en fonction de votre lieu de voyage. Dans de nombreux cas, ces montants standard peuvent être supérieurs à ce qui a été réellement dépensé.
• Déduisez certaines dépenses personnelles pendant que vous êtes sur la route. Mais soyez prudent dans ce domaine. L'IRS sait que vous encourez des frais de subsistance supplémentaires lorsque vous voyagez, ce que vous n'auriez pas dû faire si vous travailliez de chez vous. De toute évidence, plus ces articles sont "personnels" et plus le montant en dollars est élevé, plus ils seront soumis à un examen minutieux. Vous ne voudriez pas acheter une nouvelle voiture en voyage et la qualifier de «frais de subsistance supplémentaire» lors de vos voyages d'affaires, mais de nombreux frais de subsistance personnels ou récurrents lors de vos voyages, tels que téléphones portables, divertissements, produits d'hygiène et les contre-médicaments, pour n'en nommer que quelques-uns, peuvent être déduits. Là encore, des limites raisonnables doivent être appliquées et la documentation est toujours requise.

Gardez ces lignes directrices à l'esprit lorsque vous approchez d'une nouvelle année de voyages d'affaires. Votre conseiller fiscal et vous-même serez en bonne voie pour réclamer, déduire et défendre vos frais de déplacement légitimes en toute sécurité.