Les taxes de voyage à l'étranger existent toujours

Comprendre ce que l’IRS permettra en tant que frais de voyage professionnels raisonnables peut être difficile, en particulier en ce qui concerne les voyages à l’étranger.

Un de mes articles précédents décrivait comment déduire les frais de déplacement lorsque vous combiniez des excursions personnelles (ou des activités) avec des voyages d’affaires. Fondamentalement, le voyage d’affaires doit être principalement destiné aux entreprises afin de réclamer la totalité du voyage en tant que dépense d’entreprise. Le facteur décisif est généralement la quantité de temps (et non les dépenses) consacrée aux activités commerciales par rapport au temps consacré aux activités personnelles. Si plus de temps est consacré aux affaires, le voyage entier est considéré comme un voyage d'affaires déductible. Et bien sûr, si vous n’entreprenez aucune activité personnelle importante, votre voyage d’affaires est entièrement déductible.

Déductions pour voyages à l'étranger

Pour les voyages à l'étranger, vous devez non seulement satisfaire aux exigences en matière de temps de travail ci-dessus, mais vous devrez également surmonter des obstacles supplémentaires:

1) Votre nombre total de jours de voyage à l'étranger est supérieur à 7 jours consécutifs

ET

2) Vos voyages à l'étranger "jours non ouvrables" représentent 25% ou plus de vos jours de voyage à l'étranger.

Voici comment tout cela fonctionne

Lundi, vous volez de Boston à Londres et assistez à des conventions et des réunions d’affaires toute la journée jusqu’à jeudi. Du vendredi au dimanche, vous visitez Londres. Vous revenez à Boston lundi. La majeure partie du temps consacré aux activités commerciales dépasse le temps consacré aux activités personnelles. Vous respectez donc la règle générale du «temps» pour tous les déplacements professionnels et personnels. Jusqu'à présent, vous êtes admissible à un voyage d'affaires à 100%. Maintenant, appliquez les règles étrangères; Puisque vos jours de "voyages à l'étranger" ne sont pas supérieurs à 7 jours, aucune règle étrangère spéciale ne s'applique et vous conservez votre voyage d'affaires entièrement déductible.

Maintenant, si vous avez travaillé jusqu'à vendredi, prolongé votre week-end personnel jusqu'à lundi et quitté mardi, vous respectez toujours la règle générale du temps requis, mais vos jours de voyage à l'étranger dépassent 7 jours consécutifs ET vos jours personnels (samedi, dimanche et lundi) ) sont supérieures à 25% du nombre total de jours de voyage à l'étranger (total des jours de voyage à l'étranger du lundi au mardi suivant = 8 jours et 25% de 8 = 2). Par conséquent, vous devez réduire votre déduction pour les voyages d'affaires de 3/8 (jours personnels / nombre total de jours à l'étranger).

Des exceptions

Or, au sein du Code des impôts, il existe quelques exceptions à cette règle sur les voyages à l’étranger: premièrement, si vous pouvez prouver que vous ne contrôlez pas le voyage d’affaires (ne pas décider si le voyage est nécessaire) la motivation du voyage n’était pas personnelle (raisons professionnelles saines pour le voyage), alors vous évitez la règle du voyage à l’étranger, et vous êtes de retour pour un voyage d’affaires entièrement déductible. Une autre façon d'éviter la règle du voyage à l'étranger consiste à utiliser la méthode de l'IRS pour définir les «jours ouvrables».

Par exemple, les jours entre «jours ouvrables» (week-ends, jours fériés ou même d'autres jours de la semaine) deviennent eux-mêmes des «jours ouvrables». Donc, dans notre exemple, si vous avez eu une autre réunion le mardi et que vous êtes parti mercredi, alors tous vos "jours étrangers" deviennent des "jours ouvrables" car samedi, dimanche et lundi se situent entre deux "jours ouvrables" rentrer à la maison est aussi une affaire. Par conséquent, vous n'avez pas de "jours personnels". Puisque vos jours personnels (0) ne dépassent pas 25% de vos jours de voyages à l'étranger, les règles spéciales de voyage à l'étranger ne s'appliquent pas.

Votre retour à un voyage d'affaires entièrement déductible, en supposant que la règle du temps passé discuté dans mon article précédent est satisfaite (dans cet exemple, ce serait depuis le temps consacré aux activités commerciales - 7 jours, du lundi au vendredi et les mardi et mercredi suivants) , dépassé le temps consacré aux activités personnelles -3 jours, samedi, dimanche et lundi).

Maintenant, après votre mardi de réunion, vous restez encore 2 jours à Londres pour profiter de la culture et revenir le vendredi, appliquez d'abord la règle générale du temps: 7 jours ouvrables (MF, mardi, vendredi) contre 5 jours personnels (samedi, dimanche) , Lundi, mercredi, jeudi). La règle générale du temps consacré aux activités professionnelles et personnelles est respectée. Votre voyage est donc entièrement déductible. Maintenant, les règles de voyage à l'étranger doivent être révisées; votre nombre total de jours de voyage à l'étranger dépasse 7 jours consécutifs, mais vous ne disposez que de 2 jours personnels selon les règles étrangères (seuls les derniers mercredi et jeudi, les samedi, dimanche et lundi se situant entre 25 jours) du total des voyages à l'étranger de 12 jours.

Par conséquent, les règles de voyage à l'étranger ne s'appliquent pas. Vous êtes de retour pour un voyage d'affaires entièrement déductible.

Recommandations

Comme vous pouvez le constater, il serait avantageux d’étaler vos réunions d’affaires ou de congrès tous les quelques jours, transformant les «jours personnels» en «jours ouvrables». Voici quelques raisons commerciales légitimes pour répartir vos réunions / conventions: pour prévoir du temps de réflexion sur des stratégies commerciales spécifiques, les conflits de planification avec les employés clés nécessitaient diverses réunions, une préparation était nécessaire entre les réunions, les clients et les autres dates de rendez-vous d'affaires ne coïncidaient pas, etc.

En appliquant également les règles de voyage à l’étranger, des jours d’affaires partiels, selon l’IRS, se qualifient pour des jours ouvrables complets: «une réunion de deux heures le matin suivie d’activités personnelles le reste de la journée est un jour ouvrable. "

Optimiser vos déductions potentielles
Évidemment, plus vous pouvez légitimement classer les jours de voyage à l'étranger en «jours ouvrables», plus vous avez de chances d'éviter l'effet des règles spéciales sur les voyages à l'étranger.

Si vous êtes indépendant, vous pouvez évidemment utiliser ces informations à votre avantage.

Mais qu'en est-il de l'employé de l'entreprise qui est remboursé pour ses frais de déplacement? Considérez ceci: Sur la base de nos discussions sur les règles de voyage ci-dessus, vous déterminez que votre voyage est un voyage d'affaires entièrement déductible. Maintenant que vous êtes à Londres, votre entreprise vous rembourse les repas au taux de 65 $ par jour. Vous affichez des notes de frais pour les dépenses éventuelles. Même si votre entreprise vous rembourse ou vous paie simplement, pour les repas à 65 $ par jour, vous pouvez toujours déduire la différence entre le montant des indemnités journalières IRS pour Londres (144 $ par jour) et ce que vous avez reçu chaque jour. re loin.

Si votre entreprise vous rembourse pour un hébergement à 175 dollars par jour, l'hébergement IRS Per Diem pour Londres coûte désormais 319 dollars. C'est vrai, la différence est déductible d'impôt. Il en va de même pour les frais remboursables. Au cours d'une année, cette différence peut s'accumuler.

Ainsi, lorsque vous combinez des activités personnelles avec des voyages d’affaires, passez en revue les discussions ci-dessus pour déterminer si la majorité du temps est consacrée aux activités commerciales (règle générale du temps) et règles de voyage comme indiqué ci-dessus. Si ce n'est pas le cas, réduisez les déductions pour vos voyages d'affaires en fonction du ratio approprié de «jours non ouvrables» par «nombre total de jours passés à l'étranger».