Conseils pour un voyage d'affaires économique

Les voyages d’affaires économiques sont plus importants maintenant qu’à tout autre moment de notre histoire. Les budgets de voyage sont examinés de plus près. Les chefs de la direction de réduction des coûts veulent que leurs employés fassent moins de voyages. Ils veulent également que les dépenses sur les voyages absolument nécessaires soient maintenues à des minimums responsables. Malheureusement, certaines des mesures de réduction des coûts qu'emploient les voyageurs de loisirs sont peu pratiques, voire impossibles, dans le monde des voyages d'affaires. Voici quelques conseils qui vous aideront à produire un rapport de dépenses plus satisfaisant.

• Construire un budget réaliste, basé sur la destination

  

  Un budget doit être réaliste et basé sur les coûts de la destination plutôt que sur un arbitraire. par jour figure. N'envoyez pas quelqu'un à New York et à Cedar Rapids avec le même compte de dépenses. Vous pouvez savoir combien il en coûtera pour envoyer un employé lors d'un voyage donné avant de partir pour l'aéroport. Si vous devez voyager vers des destinations chères, ne désespérez pas. La plupart des villes les plus grandes et les plus coûteuses offrent également des avantages en termes d’économie. Paris, Londres et New York, par exemple, offrent toutes des systèmes de métro très développés et efficaces. Il est possible de voyager dans ces villes à très peu de frais.

• Petites entreprises: nommer un expert en voyages interne

  Saviez-vous qu'il existe au moins cinq outils Internet que vous pouvez utiliser pour suivre les tarifs aériens, y compris un qui vous indiquera ce que les gens ont payé sur un itinéraire particulier au cours des derniers jours?

  Avoir ce type d'information sous signet peut aider quelqu'un dans votre petite entreprise à devenir une sorte de "bureau de voyage" interne. Familiarisez-vous également avec Priceline, les locations de voiture et les laissez-passer de transport. Ensuite, laissez votre expert prendre les dispositions pour tout le monde.

• Négocier les tarifs hôteliers dans les destinations fréquemment visitées

  Les propriétaires feront la grimace, mais vous pouvez parfois négocier avec les hôtels sur les tarifs. Si vous séjournez dans un hôtel donné 10 nuits au cours des prochains mois, vous ne devrez plus vous soucier d'une pièce vide pendant 10 nuits. Cela devrait valoir un tarif spécial si vous payez à l'avance. Il ne fait jamais de mal à demander. Les hôtels donnent des pauses et des «tarifs d'entreprise» tout le temps… ils ne font pas de publicité. S'ils peuvent vous faire payer le prix fort, ils sont heureux. Si vous pouvez leur dire qu'il est entre leur propriété et une autre dans la rue pour vos 20 nuits d'affaires au cours du trimestre, ils vous offriront souvent des réductions.

• Évitez de faire du dîner le repas le plus important du jour

  Il est presque toujours moins coûteux d'inviter les clients à un bon déjeuner qu'un bon dîner. Parfois, un restaurant que vous ne pouvez pas vous permettre de dîner est dans les limites du budget à l'heure du déjeuner. Dans le même ordre d’idées, faites le plein de petit-déjeuner gratuit si vous l’offrez à votre hôtel. Cela pourrait diminuer la tentation de commander un déjeuner ou un dîner coûteux.

• Emballer légèrement

  Il n'est pas toujours possible d'emballer à la légère pour un voyage d'affaires, mais moins vous traînez, plus les économies sont possibles. Je vois des voyageurs d'affaires prendre le transport en commun local vers l'aéroport tout le temps - mais ces voyageurs n'ont pas trois sacs lourds en remorque. Ce sont des voyageurs de cabine qui savent que le transport en commun coûte 4,50 $ au lieu de payer 30 $ pour un chauffeur de taxi.

• Trois stratégies de location de voiture

  Il est parfois avantageux de réserver le plus petit modèle au prix le plus bas, en particulier dans les endroits où il n’ya pas beaucoup de voitures sous-compactes en stock. S'ils sont épuisés, ils doivent vous mettre à niveau au prix inférieur.

  Renoncez à l'assurance offerte au comptoir de location de voiture si votre assurance auto personnelle ou votre carte de crédit vous couvre. La couverture de location de voiture a tendance à être coûteuse.

  Demandez toujours une voiture avec un plein d'essence et assurez-vous de la retourner. De cette façon, vous ne payez que le gaz que vous brûlez.

• Ne paniquez pas sur les voyages à court préavis

  Tout d'abord, consultez les pages "offres spéciales" des compagnies aériennes et les compagnies aériennes à bas prix. Le sud-ouest, par exemple, propose généralement un tarif «jour où il faut marcher», nettement moins cher que ses concurrents. Soyez prudent en utilisant Priceline pour les vols, car vous pouvez obtenir des horaires très désagréables en échange de vos économies. Sur les hôtels, Priceline fonctionne souvent très bien.

• Enchérir sur des hôtels haut de gamme pour garantir un prix raisonnable

  La "folie" est parfois une nécessité pour l'entreprise. Vous ne voulez pas acheter un steak bon marché à vos clients et vous ne voulez pas qu'ils vous déposent au Roach Trap Motel. Le défi consiste à fournir de la qualité à un prix raisonnable.

  Utiliser Internet pour réserver des billets d'avion, des hôtels et même réserver des tables dans des restaurants rend ces folies moins dangereuses pour la santé de votre budget. Par exemple, Priceline ou Hotwire vous permettent parfois d'acheter une chambre trois ou quatre étoiles (et les services qui l'accompagnent) à un prix d'un ou deux étoiles. Vous pouvez utiliser des guides de menus en ligne pour trouver des restaurants haut de gamme, mais pas exagérément chers.

• Réservez un voyage en avion pour le milieu de la semaine

  Les séjours du samedi soir disparaissent à mesure que les compagnies aériennes proposent de nouvelles règles sur les billets d’avion. Mais quelques billets d'avion doivent rester samedi soir. La plupart des voyageurs d'affaires veulent être à la maison le week-end, mais si vous pouvez organiser un voyage pour profiter d'un tarif beaucoup plus bas, cela vaut la peine de le considérer.

  En parlant de samedi, il s’agit de l’un des trois jours les moins chers à voler, avec les mardis et les mercredis. Les jeudis suivent de près. Les lundis et vendredis sont souvent plus chers. Réservez en conséquence.

• Décrocher le mini-bar et le sélecteur de films dans la chambre

  C'est un conseil évident, mais ça vaut la peine de le répéter: les mains du mini-bar! Vous penseriez à deux fois avant de payer 8 $ pour un paquet de cacahuètes en vacances, alors pourquoi un voyage d'affaires est-il différent? Il en va de même pour les films à 20 dollars dans la chambre. Emportez un bon livre ou un DVD à regarder sur votre ordinateur portable à la place.